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如何搞定一場大型會議會務策劃?

作者: 編輯: 來源: 發布日期: 2017.12.31
信息摘要:
大型會議會務工作極為繁雜,因為這些工作往往意味著任務重、要求高、難度大。那么,怎樣才能做好大型會議會務策劃工作呢?我們可以考慮從會議方案、會…

大型會議會務工作極為繁雜,因為這些工作往往意味著任務重、要求高、難度大。那么,怎樣才能做好大型會議會務策劃工作呢?我們可以考慮從會議方案、會議場地、會議流程以及會議總結四個方面去開展工作。

大型會議會務策劃

一、會議方案的制定

確定會議方案的第一步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務。會議方案是會議組織安排的總綱,一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會議的執行事半功倍。制定會議方案應當注意以下幾個方面:

1.會議方案需要明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系,使各場次會議能順利銜接。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。

2.加強溝通。一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面,需要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展,離不開會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門的密切配合和相互協作。因此在會議籌備期間,必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作,合理調整工作進度,加強配合,共同推進籌備工作全面有序進行。

3.合理安排分解工作任務,明確工作職責。細化策劃方案的時間節點,使各部門能夠按照時間節點倒退安排時間表,保證按時按質完成工作。

二、會議場地的布置

在會議開始之前,會務組織者應提前對會場、住地進行勘察了解,并做相應的會場布置。一是會場和會議用品的準備布置。二是迎送接待儀式的確認及排練。三是確保乘車安全和用餐標準。根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練,按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作,即每一個會場提前一天布置完畢,每一項活動提前一天部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場,一切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

三、會議流程的執行

為了確保會議的順利進行,也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程,最好事先確定會議的流程圖或者流程表。

在會議執行期間,熱情周到的會議服務工作是必不可少的。會議服務分為會場內服務和會場外服務,涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有做好會議服務工作,才能更好地推進會議流程的執行。

四、會議結束的總結

一次成功的會議,離不開合理安排的會后工作。

一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接,提前擬定大會閉幕后系列后續會議和活動的組織實施方案,做好組織協調工作。

二是全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓,對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善,使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議,認真采納其中的合理部分,促進辦會能力不斷提高。

三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。

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